有意義な会議の作り方

ビジネスパーソンにおいて会議は必須ですよね。

ある調査によると、１週間での会議の時間は部長級で8.6時間と言われています。

その会議に費やした分だけの効果を得ることができているのでしょうか？

会議が無駄、あるいは、意味のないものになってしまうのは、どんな時でしょうか？

●会議は意思決定の場

そもそも会議とは、みんなで意見を出し合って、意志決定をする場です。

しかし、中には、上意下達のためだけとか、ただの報告会になっている場合があります。

また、参加者もそこに座っていればいいと思って参加している人もいます。

そのような会議は、会議と名を打っていても、会議とは呼べないでしょう。

●なぜ会議で意見がでないのか？

みなさんも経験がないでしょうか？

会議の進行役が「なにか意見はありませんか？」と問いかけても、だれも発言しないという場面。

参加者が他人事にとらえていて、自分以外の誰かが発言するのを待っている状態です。

このような会議は時間ばかりかかって、なかなか進みません。

では、意見がでないのはなぜでしょうか？

理由は２つあります。

まず一つ目は、そもそも意見を言っても無駄だと思っているからです。

会議とは名ばかりで、上役の意見に沿わないものは、意見を言ったその場ですぐに否定されてしまうからです。

そんな会議が続けば、だれもなにも言わなくなります。

上役が「こうすればいい」と発言した事に「そうです。その通りです。」と言えば終わる会議なら、だれも発言する気にもなりません。

そもそも、会議で意思決定する必要もなく、上位下達で終わるので、意見を言う必要も意味もない会議だからです。

二つ目の理由は、参加者が会議の内容について、あらかじめ自分の意見をまとめていないからです。

ただ、座っていればいいと思っているから、会議に対して、なにを言うべきか考えていないからです。

つまり、他人事なのです。

なぜ、他人事になってしまうのか？

それは、自分の意見を受け入れてもらえた経験がないからです。

●全員が意見を言う会議にする

では、どうすれば、参加者全員が意見をいう会議にできるのでしょうか？

一つ目。

どんな意見もすぐに否定しない。

いろんな意見が出なければ会議の意味はありません。検討はあとでするとして、まずは、いろんな意見を出してもらう時間を取ります。

そして、どんなに実現不可能な意見に思えても、「それは、無理だろう、それはおかしいだろう」と否定せず、「なるほど」という態度でその意見を受け入れるようにする。

そうすれば、自分の意見をすぐさま否定されないので、意見を言うことに抵抗がなくなります。

二つ目。

参加者に自分の意見を紙に書いてもらう。

会議の冒頭に少し時間を取って、それぞれの意見を紙に書いてもらい、それを順番に全員に読んでもらうと、必ず、全員の意見を聞くことができます。

紙に書いてあることを読むので、話が脱線したり、必要以上に長くなることもありません。

この二つをすると、だれからも意見がでない会議はなくなります。

●ダイバーシティ

最近よく聞く「ダイバーシティ」とは「多様性」を表す言葉です。

多様性とは、集団において年齢、性別、人種、宗教、趣味趣向など様々な属性の人が集まった状態のことです。

なぜ、今多様性が求められているのでしょうか？

それは、いろいろな属性の人が集まることによって、いろいろな考え方、感じ方を取り入れ、イノベーションを起こすためです。

この多様性は、いろいろな属性の人を会議のメンバーに入れる事だけでなく、その人たち、あるいは、今いる人たちのこれまでにない意見を聞くことが重要になります。

●会議を楽しい場にする

会議というと、面倒だとか、眠いとか、そんなイメージのある人がいると思いますが、そうならないためには、全員参加の楽しい会議にすればいいのです。

せっかく多くの人の時間をとってやっている会議なのですから、有意義な会議にしたいですよね。